Allgemeine Fragen & Antworten

Werden Daten durch den Versand über digibase an einen Dritten weitergegeben?

Die Datenverarbeitung über digibase ist nach bestehender Rechtslage gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Der Hersteller und Betreiber von digibase ist als gewerblicher Auftragsdatenverarbeiter gemäß § 3 Abs. 8 Satz 3 BDSG kein „Dritter“, an den Ihre Daten weitergegeben werden.    

Das bedeutet:
digibase verfährt mit den Daten lediglich entsprechend den Weisungen des Absenders. digibase fungiert gleichsam als ausgelagerte Abteilung des weiterhin datenschutzrechtlich verantwortlichen Absenders, der als „Herr der Daten“ die volle Verfügungsgewalt über diese behält. Der Absender bestimmt damit auch alleine über Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der Daten und hat digibase wie eigene Mitarbeiter bei der Datenverarbeitung zu beaufsichtigen. Überlässt der Absender digibase personenbezogene Daten, handelt es sich nicht um eine Datenübermittlung an eine andere datenverarbeitende Stelle, sondern um eine Form der Datennutzung durch den Absender. digibase darf deswegen die Daten nur in dem Maße verarbeiten, wie dies auch der Absender darf.

Dieser Sachverhalt wurde vom Hersteller und Betreiber von digibase bereits umfassend mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) abgeklärt.

Ist digibase für mich kostenpflichtig?

Der Postempfang in Ihrem persönlichen digibase Account ist kostenlos. Kosten entstehen ausschließlich für den Postsender beim Versand von Briefen.

Kann ich digibase auch in meinem Unternehmen einsetzen?

Ja. digibase kann jedes Unternehmen nutzen - unabhängig von der eingesetzten Verwaltungssoftware. Mit digibase steuern Sie den Versand Ihrer Geschäftspost über alle Kanäle von einem Ort aus, egal ob Sie den digitalen Versandweg nutzen oder die Zustellung klassisch per Postboten erfolgt. Erfahren Sie mehr auf www.digibase.com >>

Ich habe mein Passwort vergessen bzw. kann mich nicht einloggen - warum?

Wenn Sie Probleme beim Login haben, liegen die Gründe meistens an der falschen Kombination aus Ihren Login-Daten (E-Mail und Passwort). Unsere Lösungsvorschläge für die häufigsten Ursachen bei Login-Problemen finden Sie in der digibase Hilfe >>.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, nutzen Sie bitte das Formular Passwort zurücksetzen. Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen Ihres Passwortes.

Wie kann ich meine E-Mail-Adresse ändern?

Falls Sie bereits einen aktivierten digibase Account haben, loggen Sie sich in Ihren Account ein. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen, um zu den Kontoeinstellungen zu gelangen. Klicken Sie "Stammdaten", danach "Zugangsdaten". Überschreiben Sie Ihre alte E-Mail, geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf "Aktualisieren". Sie erhalten eine E-Mail an Ihre neue Adresse. Klicken Sie dort auf den Bestätigungsbutton, um die Änderung abzuschließen.

Sie haben keinen aktivierten digibase Account? Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den Postsender.

Mein Browser unterstützt Inline-PDFs nicht. Was kann ich tun?

Meist ist nur das PDF-Plugin deaktiviert. In der digibase Hilfe >> finden Sie eine Anleitung, wie Sie es wieder aktivieren können.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich meine Briefe via digibase versende?

  • schneller Abbau von Papierbriefen bedeutet schneller Rückgang der Portokosten
  • digitaler Versand ab 15 Cent, Großkundenrabatte bei der Deutschen Post
  • Sicherheit
  • wir haben Datensicherheit „im Blut“ – fast 20 Jahre Erfahrung im Umgang mit behördlichen und hochsensiblen Daten
  • Begleitung und Unterstützung bei dem Switch von “Papier auf digital”
  • Elektronischer Rechnungsaustausch möglich
  • mit digibase in die digitale Zukunft
    • Einladung zu Veranstaltungen
    • Terminabsprache
    • Bezahlfunktion

 

Fragen & Antworten zum Postempfang

Ich möchte meine Post wieder klassisch als Papierbrief erhalten - wie geht das?

Klicken Sie in der E-Mail-Benachrichtigung über neue Post auf den Link in der letzten Zeile und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.

Ich habe einen Postbrief erhalten, obwohl ich einen aktivierten Account habe - warum?

1) digibase hat Ihren aktivierten Account nicht erkannt
digibase erkennt anhand der Empfängeradresse, ob die Zustellung von Postbriefen digital oder postalisch erfolgen kann. Stimmt die Empfängeradresse vom aktuellen Brief nicht mit der in digibase hinterlegten Empfängeradresse überein, wird automatisch ein Papierbrief generiert. Bitte melden Sie in diesem Fall Ihre korrekte Adresse an den entsprechenden Sender oder passen Sie Ihre Empfängeradresse in den Kontoeinstellungen in digibase an.
2) Der Brief wurde digital zugestellt, aber von Ihnen nicht gelesen digibase stellt für Postsender sicher, dass digital versendete Post auch ankommt. Wird ein digital zugestellter Brief über einen gewissen Zeitraum nicht gelesen, generiert digibase automatisch einen Papierbrief.

 

Fragen & Antworten zum Postversand

Wie erhält digibase meine Briefe?

Die Briefe können bequem aus jeder Verwaltungssoftware mit Hilfe eines Druckertreibers übergeben werden. Statt bei dem Druckvorgang Ihren lokalen Drucker auszuwählen, wählen Sie unseren digibase Drucker aus und Sie können den Versand der Briefe in Ihrem digibase Konto veranlassen. Erfahren Sie mehr auf www.digibase.com >>

Ist es möglich, Briefpapier zu meinen Briefen hinzuzufügen?

Ein digitales Briefpapier kann in digibase hinterlegt und Ihren Briefen beigefügt werden. Die Auswahl kann direkt über den Druckertreiber (Papierauswahl) erfolgen.

Welche Druckmethoden gibt es für die postalischen Briefe?

Der Druck der Briefe, die postalisch versendet werden, findet immer im Vollfarbdruck statt. Weiterhin kann zwischen simplex (einseitig) und duplex (doppelseitig) ausgewählt werden. Ebenfalls unterstützt wird der randlose Druck der Dokumente.

Ich habe mehrere Mitarbeiter im Unternehmen, die Briefe produzieren. Kann der Versand von Briefen auch von mehreren Mitarbeitern durchgeführt werden?

Der digibase-Druckertreiber kann beliebig vielen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, sodass von jedem Arbeitsplatz aus Dokumente/Briefe via digibase versendet werden können.

In welchem Format und aus welcher Software kann ich Dateien bei Ihnen einliefern?

Sie können Druckdaten aus beliebigen Anwendungen per digibase Drucker an digibase übermitteln. Der Druckertreiber wandelt die Daten in PDF/A Dateien um, anschließend werden diese dann digital oder postalisch zugestellt.

Bekomme ich eine Lesebestätigung, wenn mein Kunde den Brief online gelesen hat?

Als Absender sehen Sie in Ihrem Account, ob ein digital zugestellter Brief von dem jeweiligen Empfänger gelesen wurde.

Was passiert, wenn mein Kunde eine E-Mail Benachrichtigung über neue Dokumente erhält, diese aber nicht öffnet und liest?

Wenn der Empfänger den Brief nicht öffnet, wird dieser automatisch von digibase als Papierbrief generiert und auf dem klassischen Postweg versendet. Das Intervall, wann ein nicht abgerufener Brief postalisch versendet werden soll, können Sie selbst festlegen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, vor dem postalischen Versand, noch eine Erinnerungsmail an die Kunden zu versenden, dass noch ungelesene digital zugestellte Dokumente vorliegen. Auch dieses Intervall können Sie selbst festlegen.

Wir benötigen zwingend ein Postausgangsbuch. Ist dies mit digibase möglich?

digibase erstellt ein Postausgangsbuch, welches Sie bei der revisionssicheren Archivierung nach GoBD unterstützt. Dies können Sie bequem als PDF herunterladen.

Wie kann ich mir den digitalen Versand vorstellen? Erhält mein Kunde die Dokumente dann via E-Mail?

Wir versenden niemals Dokumente via E-Mail. Der Empfänger erhält lediglich eine E-Mail, dass er Dokumente von Ihnen erhalten hat. Diese kann er dann in unserem sicheren Portal abrufen. Wenn der Kunde bereits bei digibase registriert ist, erhält er Zugriff auf die Dokumente in dem er sich mit seiner E-Mail Adresse und dem Passwort anmeldet. Sollte der Kunde noch kein registriertes Konto haben, kann er sich mit seiner Postleitzahl authentifizieren und die Dokumente abrufen.